Форум

Ларичева Алина Олеговна
Россия, Орел, ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»
Интеграция научно-справочного аппарата архива в информационную инфраструктуру Департамента сельского хозяйства Орловской области

Реферат
В статье рассмотрен перевод описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму на примере Департамента сельского хозяйства Орловской области, приведен алгоритм оцифровки, а также описан сам процесс.

Ключевые слова:
интеграция, электронная опись документов.

Keywords:
integration, electronic inventory of documents.

Процесс информатизации, подразумевающий повсеместное внедрение информационных технологий, ликвидацию компьютерной безграмотности, привел к значительным изменениям в жизни современного общества. Прежде всего он направлен на создание оптимальных условий для реализации прав как отдельных граждан, так и органов местного самоуправления, органов государственной власти.

Данные изменения коснулись и организации работы с документами. Деятельность современных архивов должна быть основана на внедрении инновационных технологий и продуктов. Получить доступ к определенной документной информации архива возможно с помощью научно-справочного аппарата, важным элементом которого является архивная опись дел.

Опись дел является своеобразным архивным справочником, посредством которого можно выявить структуру самого фонда, функции фондообразователя и его дальнейшую деятельность, содержание единиц хранения. В рамках информационного общества необходимо уделить место переводу бумажных описей в электронную форму. Необходимо отметить, что бумажный вариант описи по-прежнему будет иметь статус оригинала и составляется в двух экземплярах. В то время как электронный вариант является копией и выполняет преимущественно справочно-поисковую функцию. Архивная опись в цифровом формате может быть представлена в различных модификациях: в виде текстовых файлов, графических файлов и информационно-поисковых систем.

Рис. 1.
Рассмотрим более подробно процесс интеграции научно-справочного аппарата архива в информационную структуру на примере Департамента сельского хозяйства Орловской области. В данном случае под интеграцией понимается объединение данных и представление их в электронном виде.

Для электронного учета архивных фондов в Департаменте сельского хозяйства предлагается ввести электронную опись документов. Данный процесс должен регулироваться Порядком перевода описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму, разработанным и утвержденным руководством Департамента сельского хозяйства Орловской области. Перевод бумажных описей в электронные сводится к следующему алгоритму, представленному на Рис.1.

Следует определить, какие именно описи будут подлежать оцифровке. Предпочтительнее переводить в электронный вид все описи, чтобы содержание фонда было представлено полностью.

Перевод описей в электронную форму процесс длительный, так как связан с трудоемкостью и финансовыми затратами. Физическая сохранность документов при этом не должна пострадать. Это представляет важность, так как опись дел имеет постоянный срок хранения. Особое внимание уделяется документам с выцветшим текстом. Для сохранности документов рекомендуется использовать полистное сканирование в форматах JPEG, PDF.

Сканирование осуществляется при помощи специализированной техники без потери качества изображения, яркости, четкости, а главное, содержания. По итогам сканирования исполнитель должен получить графические образы документов, сгруппированные в папки. Документ внимательно вычитывается и сравнивается с оригиналом. Все символы исходного документа должны быть верно распознаны, а названия разделов и подразделов находиться на своих местах. При необходимости добавляется яркость и контрастность. Если текст описи расположен с обеих сторон листа, то следует сохранить такой порядок при оцифровке. Переводу в электронную форму подлежат все листы описи, включая титульный лист, содержание, список сокращений, лист-заверитель. Оцифрованные описи должны быть записаны на внешний носитель (CD-R, DVD-R диски) или другие носители в двух экземплярах. Необходимо понимать, что качественная оцифровка научно-справочного аппарата возможна лишь в том случае, если исполнитель, берущий на себя ответственность за выполнение задачи, понимает процессы архивной деятельности, владеет нормативной и методологической базой.

Внедрение электронных описей дел в Департаменте сельского хозяйства позволит систематизировать сведения обо всех завершенных делах и ускорить процесс их поиска и учета. С помощью электронных копий описей, записанных на цифровые носители, доступ к данным станет гораздо быстрее и удобнее.

Библиографический список
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ, от 13.05.2008 № 68-ФЗ, от 08.05.2010 № 83-ФЗ, от 27.07.2010 № 227-ФЗ)
2. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. ВНИИДАД. 2013 г.
3. Основные правила работы архивов организаций. – Москва: Росархив, ВНИИДАД, 2002. – 144 с.